جلب اعتماد کارکنان شرط تحقق اهداف نظام پیشنهادات

رئیس واحد مهندسی فرآیند شرکت پتروپالایش میرداماد صفه با بیان اینکه استقرار نظام پیشنهادات می‌تواند برای این شرکت بسیار موثر باشد گفت: ارائه پیشنهاد یک اقدام مشارکتی و داوطلبانه است و باید کارکنان را نسبت به انجام آن تشویق و ترغیب کرد.

روابط عمومی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه در همین رابطه مصاحبه ای با فرشید یارامیری (رئیس واحد مهندسی فرآیند شرکت میرداماد صفه) داشت که قسمتهایی از این مصاحبه ارائه می گردد:

نظر شما در رابطه با نظام پیشنهادات و ارتقاء پیشنهاد در سازمان چیست؟

امروزه مدیریت مشارکتی یکی از پیشرفته‌ترین روش‌های مدیریتی است و اصلی‌ترین ابزار این نوع مدیریت، نظام پیشنهادات سازمان است. پیشنهاد طرح و اندیشه‌ای است که می‌تواند موجب حل مشکلات واحدهای مختلف شود و فرآیندها و امور را بهینه سازی کند و کارایی و اثربخشی سازمان را ارتقا دهد. نظام پیشنهادات نیز سیستمی است که از طریق آن تمام کارکنان سازمان از عالی‌ترین رتبه تا پایین‌تر سطح می‌توانند دیدگاه‌های خود را بدون واسطه ارائه کنند.

مهندس فرشید یارامیری – رئیس مهندسی فرآیند شرکت پتروپالایش میرداماد صفه

وی با بیان اینکه پیشنهاد در واقع طرح و اندیشه‌ای است که به دنبال آن راهکار ارائه داده می‌شود، گفت: متأسفانه پیشنهاد در کشور ما جایگاه خاص خود را پیدا نکرده و کارکنان در تصمیم گیری‌ها مشارکت داده نمی‌شوند، این موضوع مربوط به سازمان است تا به گونه‌ای برنامه‌ریزی کند که پیشنهادات اعضا جلب و پیاده سازی شود.

ایشان نسبت به جایگاه قانون در این رابطه تأکید کرد: براساس ماده ۲۰ قانون مدیریت خدمات کشوری دستگا‌ه‌های اجرائی مکلفند به‌منظور ایجاد انگیزه و افزایش کارآیی و بهره‌مندی از فکر و اندیشه و خلاقیت کارمندان ذی‌ربط خود، ساز و کار مناسب برای جلب مشارکت کارمندان و دریافت پیشنهادها و اثرگذاری آن در تصمیم‌گیری‌ها را فراهم آورند، بنابراین براساس این دستور نظام پیشنهادات شکل می‌گیرد.

وی با بیان اینکه پیشنهادات به دو دسته کمی و کیفی تقسیم می‌شوند، گفت: پیشنهادات کمی سبب افزایش بهره وری سازمان و رضایت کارکنان شده و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی نیز دارند. اما پیشنهادات کیفی ممکن است فضا را تلطیف و انگیزه‌ها را زیاد کند اما محاسبه ریالی قابل اندازه گیری ندارد.

رئیس واحد مهندسی فرآیند شرکت پتروپالایش میرداماد صفه گفت: شورای پذیرش پیشنهادات می‌تواند شامل بخش‌هایی باشد، از جمله دبیرخانه که پیشنهادات را دریافت، انتقال و پیگیری می‌کند، گروه ارزیابی نیز پیشنهادات را ارزیابی اولیه و مشخص می‌کند که پیشنهاد قابلیت انتقال به کمیته تخصصی بررسی را دارد یا خیر. در نهایت نتیجه پیگیری پیشنهاداتی که در این کمیته بررسی می‌شوند به فرد پیشنهاد دهنده اعلام می‌شود.

وی با تأکید بر لزوم بسترسازی به منظور استقرار نظام پیشنهادات گفت: این نظام یک وظیفه نیست، بنابراین چون وظیفه‌ای نیست با بخشنامه نمی‌توان آن را ابلاغ کرد، در واقع یک اقدام مشارکتی و داوطلبانه است که کارکنان را تشویق و ترغیب می کند.

رئیس واحد مهندسی فرآیند شرکت پتروپالایش میرداماد صفه گفت: سال ۱۳۷۹ که در پالایشگاه اصفهان بصورت کارآموز مشغول بودم، دو پیشنهاد ارائه دادم که به سبب ارائه این طرح جوایزی برای این پیشنهادات در پالایشگاه کسب کردم، بنابراین می‌توان از نظام پیشنهادات هلدینگ پتروپالایش اصفهان که سال‌هاست اجرا می‌شود استفاده کرد تا هم به سازمان کمک کرد و هم از مزایای آن استفاده نمود.

به نظر شما چگونه باید نظام پیشنهادات را در سازمان اجرایی و فراگیر کرد؟

قدم اول این است که در خصوص مزایای نظام پیشنهادات اطلاع رسانی مناسبی صورت گیرد و جلسات توجیهی در سطح مدیران و کارشناسان برگزار و مزایا و اثرات آن عنوان شود. همچنین می‌توان به کارکنان این اعتماد را داد که در صورت موافقت با پیشنهاد ارائه شده و عملی کردن آن، مزایای مالی پیشنهاد دهنده نیز شامل حال آنان شود. زمانی که این اعتماد ایجاد شد، آیین نامه نظام پیشنهادات تبیین و ابلاغ و فرم‌ها ایجاد می‌شود تا سازوکار ارائه پیشنهاد در اختیار کارکنان قرار گیرد. واحد سیستم‌ها و روش‌ها در این بخش نقش ویژه ای دارد و در همین راستا بستر این طرح نیز شده است.

رئیس واحد مهندسی فرآیند شرکت پتروپالایش میرداماد صفه با بیان اینکه صرفه جویی در هزینه‌ها، ارتقای بهره وری، بهبود مستمر روش‌های کار، گسترش خلاقیت و نوآوری و رضایتمندی کارکنان از جمله اهداف ایجاد نظام پیشنهادات است، عنوان داشت: همیشه اینگونه نیست که پیشنهادات سبب زیاد شدن سود شرکت شود، بلکه گاهی به حوزه تفریح و نشاط کارکنان نیز مربوط است و در نهایت اثربخشی آن نیز در سازمان نمود پیدا می‌کند. در مجموع برای دست یابی به این اهداف سازمان باید سازوکارها را فراهم سازد.

وی با اشاره به شرایط پیشنهادات دریافت شده خاطر نشان ساخت پیشنهادات باید از چند حالت خارج باشند:

• در حیطه کاری فرد پیشنهاد دهنده باشد
• پیشنهادات تکراری نباشد و قبلا به شکل دیگری در سیستم اجرا نشده باشد
• پیشنهادات نباید کلی گویی کند بلکه باید راهکار مشخص حل مشکل را ارائه دهد
• پیشنهاد باید توجیه فنی و اقتصادی داشته باشد و در نهایت در چارچوب قوانین و مقررات و سیاست‌های سازمان باشد.

وی ادامه داد: در گذشته شاهد بودم برخی همکاران به واسطه تجارب و تحصیلات خود، پیشنهاداتی در ذهن داشتند که بنا به شرایط امکان ارائه آن را نداشتند، اما استقرار نظام پیشنهادات سبب شد که بسیاری از مشکلات در سیستم‌های مالی، بازرگانی و… پیگیری شده و بسیاری از گره‌ها باز شود.